نظام آراستگی 5s یک روش سازماندهی در محل کار است که در جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت.

به طور خاص  ۵S مخفف موارد زیر است:

• سازمان‌دهی  ـ سیری Seiri
• نظم و ترتیب ـ سیتون Seiton
• پاکیزه‌سازی ـ سیسو Seiso
•  استانداردسازی ـ سیکتسو Seiketsu
• حفظ و نگهداری ـ شیتسوکه Shitsuke

این نظام 5 گانه در ابتدا در ژاپن اجرا شد، بعد از آن در کشور های سنگاپوری رواج یافت و سپس در سایر کشور ها رواج پیدا کرد. نظام آراستگی 5s در سال 1372 در ماهنامه تدبیر نوشته و وارد ایران شد. آقای مجتبی کاشانی نویسنده این نظام در مجله ایرانی بنیان گذار آن در ایران شد. یکی از مزایای 5s آن است که در هر محل کاری با هر شرایطی قابل پیاده سازی است.

مزایای اجرای 5s

• کاهش اتلاف وقت
• افزایش عمر دستگاه ها و ابزار ها
• با پیدا کردن ابزار های لازم فرآیند کار ساده تر می شود
• نظم کار با استفاده از این نظام افزایش می یابد
• سازماندهی کار راحت تر می شود
• هزینه ها کاهش می یابد و سرعت افزایش می یابد.

1. سازمان‌دهی / seiri

اولین مرحله از ۵S ، «سِیری / seiri» است که به «سازمان‌دهی» یا «مرتب‌سازی» ترجمه می‌شود. این مرحله شامل سازماندهی هر چیزی که در حال حاضر در محیط کاری قرار دارد و تشخیص موارد مورد نیاز برای ماندن در محل و انجام اقدامات مورد نیاز است.

سازمان‌هی و مرتب‌سازی تنها بر حفظ آنچه که برای انجام دادن کار ضروری است، تمرکز دارد. اگر یک ابزار، قطعه‌ای از تجهیزات، یا فرایندی غیر ضروری باشد، در این مرحله حذف می‌شود. ​

برای مرتب کردن محل کار خود، با پرسیدن این سوالات در مورد هر آیتم شروع کنید:

• هدف وجود این آیتم چیست؟
• چه کسی از آن استفاده می‌کند؟ ​
• معمولاً چه مواقعی از آن استفاده می‌شود؟
• آیا وجودش در این‌جا واقعاً لازم است؟ ​

در برخی موارد، ممکن است مشخص نباشد که آیا نیاز به وجود یکی از اقلام هست یا خیر. به عنوان مثال، برای یک تکنسین ممکن است وجود یک ابزار خاص در یک مکان ضروری باشد، اما مدتی باشد که این ابزار مورد استفاده قرار نگرفته باشد. در این موارد، یک برچسب قرمز به آیتم متصل می‌شود. برچسب باید دارای اطلاعات پایه، مانند توصیف آیتم، موقعیت و زمان زدن برچسب باشد. اگر آیتم برای یک دوره زمانی مشخص مورد استفاده قرار نگرفته باشد، حذف می‌شود. آیتم‌هایی که مورد نیاز نیستند ممکن است دور انداخته، بازیافت یا فروخته شوند و یا در انبار نگهداری شوند یا به ناحیه و واحد دیگری منتقل شوند. ​

2. نظم و ترتیب (Seiton )

در دیدگاه ۵S ،  نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در اس یک  شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
–  اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها)
–   برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)
–  استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا کارهای در دست اجرا).
–   آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد ).
–   نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
–  طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن ).

3. پاکیزه‌سازی / seiso

بعد از نظم دادن و مرتب‌سازی اقلام در یک نظام منطقی نوبت «پاکیزه‌سازی» می‌رسد. مرحله سوم، «سیسو / seiso» نام دارد که به «تمیزی» ترجمه می‌شود.

بخش عمده‌ای از «پاکیزه‌سازی» براه انداختن کارزاری برای تمیز کردن محیط کار است: جارو کردن، تمیز کردن، دستمال کشیدن، گردگیری، دور انداختن و موارد دیگری از این دست. در اصل، این یکی از اصول اولیه نگهداری از محیط کار است. ​

با این حال، چیزی که بسیاری از افراد ممکن است متوجه آن نشوند این است که پاکیزه‌سازی نه تنها شامل تمیز کردن، بلکه شامل نگهداری پیشگیرانه نیز می‌شود. بخشی از نگهداری مناسب محیط محل کار اطمینان از این است که تجهیزات به درستی کار کنند. و این به نگهداری مداوم و تعویض قطعات فرسوده و روغن‌کاری برخی قطعات نیاز دارد. ​

4. استانداردسازی

شامل فرآیندهای سازماندهی، تنظیم نظم، درخشش و پاکیزگی محل کار است.

شیوه پیاده سازی این مرحله:

• ابتدا یک ساختار کاری روتین برای انجام آن ایجاد کنید.
• اطمینان حاصل کنید همه مسئولیت های خود را در انجام مرتب سازی، سازماندهی و تمیز کردن می دانند.
• از عکس های آموزشی استفاده کنید تا همه چیز در مورد چرخه نظام آراستگی5s را آن طور که باید حفظ کنید.
• وضعیت 5s را به طور مرتب با استفاده از چک لیست ها بررسی کنید.

5. انضباط ( Shitsuke )

در دیدگاه ۵S ، انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
– تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
–  توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان ).

مشاوره رایگان

9109829787

02191303941