زمانی که یک نقصی در تجهیزات و دارایی فیزیکی پیش می آید، باید به سرعت تصمیم بگیریم که تعمیر مربوطه مشمول شرایط اضطراری می شود یا خیر. از مراحل زیر به عنوان یک الگو برای پاسخگویی و ارزیابی شرایط نت اضطراری استفاده می کنیم:
مرحله ی اول : وقوع حادثه
بعد از اینکه حادثه ای رخ دهد که نیاز به اجرا کردن نت واکنشی دارد، قدم اول باید مشخص کنیم نقص بوجود آمده در تجهیز مورد نظر به نگهداری و تعمیرات اضطراری مربوط می شود یا خیر.
اگر این موضوع اولویت بالایی داشته باشد ولی ایمنی افراد و سازمان و یا اموال را تهدید نکند،
این موضوع در دسته ی موارد نگهداری و تعمیرات اضطراری قرار نمی گیرد و می توان این مورد را در نگهداری و تعمیرات جزء نگهداری و تعمیرات اولویت بالاتر در نظر گرفت تا در اولین فرصت بتوانیم برای تعمیرات و یا رفع مشکل برنامه ریزی داشته باشیم.
مرحله ی دوم : ارسال وضعیت هشدار برای تکنسین مربوطه
با توجه به مرحله ی اول ، اگر مشکلی که بوجود آمده مربوط به نگهداری و تعمیرات اضطراری باشد،
باید سریعا برای رسیدگی به مشکل پیش آمده، به تکنسین مربوطه اعلان هشدار بفرستیم.
قبل از این کار ، برای اینکه فرآیند تا حدی آسان شود، باید زمان بگذاریم تکنشین های مربوط به هر مشکل را شناسایی کنیم.
همچنین باید در نظر بگیریم که اعضای تیم اضطراری درباره ی کار در ساعات خارج از تایم و در شرایط اضطراری ، آگاهی کامل داشته باشند و در این خصوص مشکلی نداشته باشند.
مرحله ی سوم : ارزیابی روش و برنامه نگهداری و تعمیرات اضطراری
در این مرحله با تکنسین مربوطه، برنامه ی نت اضطراری خودمان را مرور می کنیم و سعی می کنیم مشکل بوجود آمده را در سریع ترین زمان ممکن برطرف کنیم .
مرحله ی چهارم : اجرای نت اضطراری در سریع ترین زمان
باید نت اضطراری را در به سرعت انجام دهیم. البته در اینجا سرعت بدین معنی است که:
از یک راه حل موقت تا زمانی که بتوانیم با یک متخصص ماهر تماس بگیریم، استفاده می کنیم.
هر اقدامی انجام دهیم بهتر از این است که اجازه بدهیم وضعیت اضطراری مان بعد از تشخیص غیر قابل کنترل باشد.
مرحله ی پنجم : پیگیری و تحلیل عملکرد تجهیز
بعد از توقف کردن مشکل اولیه و حل وضعیت اضطراری بوجود آمده، باید پیگیری بیشتری انجام دهیم
و آگاهی کاملی از عملکرد وضعیت تجهیزی که وضعیت اضطراری برایش رخ داده است، پیدا کنیم.
سعی کنیم متوجه شویم چه چیزی باعث بروز حادثه شده است و مشکلات اساسی که منجر به بوجود آمدن وضعیت اضطراری دیگری می شوند را پیدا کنیم.
مرحله ششم : انجام فعالیت های تکمیلی
اگر در پیگیری مرحله ی قبل متوجه شویم نکاتی برای بهبود وجود دارد،
باید از این فرصت برای برنامه ریزی تعمیرات پیشگیرانه و واکنشی بیشتر استفاده کنیم تا تجهیزاتمان را در بهترین وضعیت نگه داریم.
مرحله هفتم : بازگشت تجهیز به وضعیت عادی
بعد از رفع کامل وضعیت نت اضطراری، به استفاده از تجهیز به صورت عادی ادامه می دهیم. اگر تیم ما وضعیت اضطراری را به خوبی مدیریت کند، باید بابت این کار به خودتان تبریک بگویید.
اگر اقدامات ما می توانست بهتر پیش برود، از این تجربه برای بررسی پروتکل ها و برنامه های نت اضطراری خودمان و راه اندازی سیستم بهتر برای مقابله با شرایط اضطراری در آینده استفاده کنیم.
