در این مطلب می خواهیم به روش های مستندسازی و تدوین رویه استاندارد عملیاتی کارآمد بپردازیم.

برای اینکه اطمینان پیدا کنیم تلاش ما در سازمان و یا کارخانه به هدر نمی رود، باید قبل از آن به موضوع مربوطه فکر کنیم. این فکر کردن با انجام کارهای اساسی شروع می شود که شامل نکات زیر می باشند:

آماده بودن برای تغییر

اعمال تغییر در کسب و کارهای مختلف مانند سازمان ها و کارخانه ها چالش های خودش را دارد و می تواند کار را دشوار کند.

برای اجرا کردن روش های استاندارد عملیاتی بسیار مهم است اهداف کسب و کار خودتان را مشخص کنید و توضیح دهید چرا به SOP نیاز دارید.

این کار به تیم شما انگیزه می دهد تا در صورت مواجه شدن با مانع در مسیر، به مسیر خود ادامه دهد.

انتخاب فرآیند هایی که می خواهید استاندارد کنید

در تلاش برای ایجاد یک SOP برای هر رویه در سازمان خود، از هر گونه انحراف و حواس پرتی دوری کنید.

برای فرآیند های اصلی و همچنین برای آن دسته از فعالیت هایی که در کیفیت و نتیجه ی نهایی ، سلامت و ایمنی تاثیر گذار هستند، متمرکز شوید.

سازماندهی تیم SOP خود

باید یک تیمی را انتخاب کنید که مسئول تدوین سند روش های استاندارد عملیاتی ، پایبند به ضرب الاجل های زمانی و موعد ها باشد.

هم چنین نباید فراموش کنید که دیر یا زود، به نظرات افرادی نیاز پیدا می کنید که از این روش ها استفاده خواهند کرد، در نتیجه فرآیند بازنگری و بازخورد ها را جدی بگیرید.

زمانی که تمامی نکات بالا را مد نظر خود قرار دادید، از مراحل زیر به منظور ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد عملی برای فرآیند های انتخاب شده و کارها استفاده کنید.

در خصوص دامنه و محدوده ی اثرگذاری رویه استاندارد عملیاتی خودتان تصمیم گیری کنید

برای هر فرآیند، تصور کنید که دقیقا قصد دارید چه چیزی را مستند کنید و SOP شما چه قدر باید دقیق باشد.

جمع آوری اطلاعات مورد نیاز 

باید هر SOP با در نظر گرفتن کارمندان خودتان ایجاد شود.

این بدین معنی می باشد که فردی که این روش را شرح می دهد باید از رویه های موجود، بهترین روش ها و محدودیت های محل کار آگاهی داشته باشد.

انتخاب یک نوع از SOP ها 

از انواع اصلی روش های استاندارد عملیاتی که شامل روش های گام به گام، فهرست سلسله مراتبی و نمودار جریان است باید یکی انتخاب شود. ارزیابی عملیات کنید و از یک SOP مناسب برای فرآیندی که طرح می کنید، استفاده کنید.

تهیه نسخه پیش نویس

با انجام فرآیند های بالا، می توانید شروع به نوشتن یک SOP کنید.

بسته به نوع SOP که می نویسید، امکان دارد یک فایل word آفیس پاسخگوی شما باشد.

اما برای فرآیندهای دشوار و پیچیده به همراه فلوچارت های مختلف، ممکن است به یک نرم افزار مدیریت نمودار ها و یک الگوی ساختار یافته و یا طرح ها نیاز داشته باشید.

بررسی و توزیع اولین پیش نویس

این سند امکان دارد به چندین بازنگری نیاز داشته باشد. خصوصا اگر این اولین تلاش سازمان شما به منظور نوشتن SOP باشد.

SOP تدوین شده را منتشر و اجرا کنید

توصیه می شود ابتدا رویه ها را به شکل آزمایشی اجرا کنید تا کارکنانی که به صورت واقعی از آن ها استفاده می کنند، در طول این دوره ی آزمایشی تجربه ها و بازخورد های خود از کار با این SOP ها را به شما ارائه دهند.

آموزش کارمندان

به منظور کمک بیشتر به اطمینان از منطبق بودن SOP ها ، باید تمام کارمندان خود را آموزش دهید تا از این رویه ها برای وظایف مربوط به کار خودشان استفاده کنند.